REGULAMIN ORGANIZACYJNY OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W GRYFINIE

 

Załącznik nr 1

do Zarządzenie nr 0002 -26/2023
Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej
w Gryfinie
z dnia 25 sierpnia 2023 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W GRYFINIE

 

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§1. 1. Regulamin organizacyjny jest dokumentem określającym szczegółową organizację
i zakres działania komórek organizacyjnych oraz zakres zadań, uprawnień
i obowiązków pracowników w nich zatrudnionych, a także zagadnienia związane
z wewnętrzną organizacją Ośrodka.

2. Strukturę Organizacyjną Ośrodka przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

§2. Ośrodek działa w szczególności na podstawie:

1) ustaw, rozporządzeń i innych aktów prawnych w zakresie zadań realizowanych przez jednostkę;

2) Statutu Ośrodka;

3) niniejszego Regulaminu Organizacyjnego;

4) regulaminów i instrukcji wewnętrznych, a w szczególności:

a) regulaminu pracy;

b) regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

c) instrukcji obiegu dokumentów księgowych;

d) instrukcji kancelaryjnej.

§3. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

1. Statut – statut Ośrodka Pomocy Społecznej w Gryfinie.
2. Ośrodek – Ośrodek Pomocy Społecznej w Gryfinie.
3. Dyrektor – Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Gryfinie,
4. Dział – komórka, w skład której wchodzą poszczególne sekcje.
5. Sekcja – komórka organizacyjna Ośrodka, w skład której wchodzą określone stanowiska pracy.
6. Rada – Rada Miejska w Gryfinie.
7. Burmistrz – Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino.

Rozdział II

Organizacja wewnętrzna Ośrodka

§4. W skład Ośrodka wchodzą następujące komórki organizacyjne podporządkowane odpowiednio:

1. Dyrektorowi Ośrodka (D) – podporządkowane są bezpośrednio:

1. Zastępca Dyrektora Ośrodka – ZD,
2. Główny Księgowy – GK,
3. Stanowisko ds. Informatyki i Bezpieczeństwa Informacji – DIB,
4. Dział Pomocy Społecznej w skład, którego wchodzą:
   1. Sekcja Pracy Socjalnej – SPS  (Mieszkanie Treningowe – SPS)
   2. Sekcja Usług Społecznych – SUS

b1) zespół do spraw organizacji usług społecznych, w którego strukturach znajdują się:

                                    - Centrum Aktywności Lokalnej - ZOU,

                                    - Klub integracji Społecznej - ZOU,

                                    - Lokalne Centrum Wolontariatu - ZOU,

                                    - Usługi opiekuńcze i asystenckie - SUS, 

b2) zespół profilaktyki uzależnień i przeciwdziałaniu przemocy - ZPU,

1. 3. Sekcja ds. Pierwszego Kontaktu – SPK (Mieszkanie Chronione - SPK)
2. Zastępcy Dyrektora (ZD)- podporządkowane są bezpośrednio:
   1. Dział administracji w skład, którego wchodzą:
      1. Sekcja Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych – ZRA,
      2. Sekcja Świadczeń – SŚ,
      3. Sekcja Organizacyjna – SO,
   2. Stanowisko ds. Analizy i Sprawozdawczości – SAS.
3. Głównemu Księgowemu (GK) podporządkowana jest bezpośrednio:

            - Sekcja Finansowo-Księgowa – GKF.

 

Rozdział III

Ogólne zasady kierowania Ośrodkiem

§5. 1. Dyrektor kieruje Ośrodkiem i ponosi odpowiedzialność za wyniki pracy Ośrodka oraz reprezentuje Ośrodek na zewnątrz.

2. Pracodawcą Dyrektora jest Ośrodek Pomocy Społecznej w Gryfinie.
3. Dyrektora zatrudnia Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino.
4. Zastępcę Dyrektora i pracowników Ośrodka zatrudnia Dyrektor.
5. Ośrodek jest pracodawcą pracowników Ośrodka, natomiast Dyrektor jest osobą reprezentującą pracodawcę w sprawach z zakresu prawa pracy, a w przypadku jego nieobecności Zastępca Dyrektora.
6. Dyrektor kieruje Ośrodkiem przy pomocy:

1. Zastępcy Dyrektora,
2. Głównego Księgowego,
3. Kierowników Sekcji.

7. Zastępca Dyrektora nadzoruje działalność komórek organizacyjnych Ośrodka zgodnie
   z podziałem kompetencji ustalonych przez Dyrektora.
8. Główny Księgowy oraz Kierownicy Sekcji kierują bezpośrednio podporządkowanymi komórkami organizacyjnymi w ramach kompetencji określonych przez Dyrektora.
   W sekcjach niezatrudniających kierownika sekcji, kierownictwo nad sekcją sprawuje bezpośredni przełożony.
9. Gospodarkę finansową Ośrodka prowadzi i jest za nią odpowiedzialny Główny Księgowy.
10. W razie nieobecności Dyrektora działalnością Ośrodka kieruje Zastępca Dyrektora,
    a w razie nieobecności Zastępcy wyznaczony przez niego pracownik Ośrodka.

 

Rozdział IV

Organizacja pracy Ośrodka

§6. 1. W Ośrodku obowiązuje zasada, zgodnie z którą każdy pracownik podlega bezpośredniemu przełożonemu, przed którym jest odpowiedzialny za wykonanie zadań.

2. Strukturę wewnętrzną Ośrodka tworzą sekcje o wieloosobowych lub jednoosobowych
(samodzielnych) stanowiskach pracy. W sekcjach o bardziej zróżnicowanych zadaniach
i o większej liczbie pracowników mogą być zatrudnieni kierownicy sekcji.

3. Sekcjami kierują kierownicy, a w przypadku niezatrudnienia kierowników przełożeni wyższego stopnia, stosownie do podległości sekcji określonej w schemacie organizacyjnym.

4. Dyrektor określa liczebność etatową komórek organizacyjnych uwzględniając ich zakres zadań, a także możliwości finansowe Ośrodka.

§7. 1. Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są pisma i dokumenty:

1. kierowane do naczelnych i centralnych organów administracji państwowej,
2. kierowane do organów jednostek samorządu terytorialnego,
3. kierowane do Najwyższej Izby Kontroli,
4. kierowane do Regionalnej Izby Obrachunkowej,
5. kierowane do Państwowej Inspekcji Pracy,
6. kierowane do prokuratury i sądów,
7. kierowane do posłów i senatorów,
8. kierowane do redakcji pism w odpowiedzi na krytykę prasową,
9. odpowiedzi na skargi i wnioski,
10. zarządzenia wewnętrzne, sprawozdania finansowe Ośrodka,
11. decyzje w sprawach osobowych z zakresu prawa pracy,
12. decyzje i postanowienia w rozumieniu przepisów KPA,

2. W czasie nieobecności Dyrektora lub w innych uzasadnionych przypadkach dokumenty wymienione w ust.1 podpisuje Zastępca Dyrektora, z wyłączeniem dokumentów,
   do podpisu których zostały upoważnione inne uprawnione osoby.
3. Dokumenty nie zastrzeżone do podpisu Dyrektora podpisują w zakresie swoich kompetencji bądź udzielonych upoważnień:

1. Zastępca Dyrektora,
2. Główny Księgowy,
3. Kierownicy komórek organizacyjnych.

4. Pracownicy Ośrodka podpisują następujące dokumenty:

1. wywiady środowiskowe,
2. notatki służbowe,
3. plany, informacje, zestawienia, sprawozdania sporządzone dla potrzeb kierownictwa Ośrodka,
4. pisma w sprawach dotyczących wywiadów środowiskowych,
5. pracownik redagujący pismo parafuje je pod tekstem z lewej strony na kopii pisma pozostającej w komórce organizacyjnej. Każde pismo kierowane
   do podpisu Dyrektora jest parafowane przez przełożonego pracownika.

§8. 1. Projekt aktów normatywnych (uchwał Rady Miejskiej lub zarządzeń Dyrektora Ośrodka) sporządza się zgodnie z powszechnie stosowanymi zasadami techniki prawodawczej, określonymi przypisami prawa.

2. Redakcja projektów aktów normatywnych powinna być jasna, zwięzła, poprawna pod względem językowym oraz powszechnie zrozumiała.
3. Do projektu aktu normatywnego dołącza się (na oddzielnym arkuszu) uzasadnienie. Uzasadnienie zawierające przesłanki merytoryczno-prawne winno być parafowane przez osobę przygotowującą projekt, osobę kierującą komórką organizacyjną oraz podpisane przez zwierzchnika sprawującego nadzór merytoryczny nad komórką organizacyjną.
4. Uzasadnienia projektów uchwał rady Miejskiej podpisuje Dyrektor, a uzasadnienia projektów zarządzeń Dyrektora – zwierzchnik sprawujący nadzór nad komórką organizacyjną.
5. W przypadku potrzeby unormowania w projekcie aktu normatywnego spraw należących do właściwości kilku komórek organizacyjnych bądź konieczności opracowania projektu aktu w zakresie spraw nie objętych dotychczas właściwością żadnej komórki, Dyrektor lub jego Zastępca wyznacza komórkę organizacyjną odpowiedzialną za przygotowanie projektu.
6. Projekty aktów normatywnych, po ich podpisaniu podlegają ewidencji, którą prowadzi Sekcja Organizacyjna.
7. Kierownik komórki odpowiedzialnej za wykonanie aktu normatywnego jest obowiązany:
   1. 1. 1. poinformować o wydaniu aktu normatywnego komórkę organizacyjną, na którą nałożono obowiązek realizacji zadań,
         2. podjąć wszelkie niezbędne czynności mające na celu zabezpieczenie realizacji aktu,
         3. prowadzić kontrolę realizacji aktu,
         4. na wniosek przełożonego złożyć sprawozdanie lub informację z ich wykonania.

§9. 1. Jeśli przepisy szczególne nie stanowią inaczej Dyrektor może udzielić pełnomocnictwa lub upoważnienia pracownikom komórek organizacyjnych, w szczególności w sprawach wydawania decyzji administracyjnych. Dalszych pełnomocnictw i upoważnień Dyrektor może udzielić jedynie w granicach pełnomocnictw udzielonych przez Radę Miejską oraz Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino i jedynie w takiej sytuacji, gdy umocowanie to wynika
z treści pełnomocnictwa udzielonego Dyrektorowi.

2. Projekt pełnomocnictwa, upoważnienia przygotowuje Sekcja Organizacyjna
po otrzymaniu wniosku od właściwego pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za wydanie upoważnienia związanego z jego zakresem obowiązków. Wniosek o wydanie upoważnienia powinien zawierać podstawę prawną, osobę wskazana do umocowania, zakres upoważnienia, termin obowiązywania upoważnienia oraz uzasadnienie potrzeby udzielenia upoważnienia/pełnomocnictwa. Sekcja organizacyjna prowadzi centralną ewidencję udzielonych pełnomocnictw i upoważnień.

3. Pełnomocnictwo lub upoważnienie może być w każdym czasie odwołane.

4. Umocowanie wygasa wraz ze śmiercią pełnomocnika lub osoby upoważnionej, zmianą zakresu obowiązków pracownika bądź z upływem czasu, na który zostało udzielone.

§10. 1. Pracownicy Ośrodka są obowiązani do sprawnego, terminowego i rzetelnego rozpatrywania skarg lub wniosków.

2. Załatwienie skarg i wniosków odbywa się zgodnie z właściwością komórki organizacyjnej i przepisami ustawy – Kodeks postepowania administracyjnego oraz przepisami szczególnymi.

3. Skargę lub wniosek interesanci mogą przesłać pocztą, złożyć osobiście w Sekretariacie Ośrodka lub złożyć ustnie do protokołu.

4. Przyjmuje interesantów codziennie. Godziny ustalane są indywidualnie po uprzednim telefonicznym bądź osobistym kontakcie z sekretariatem

5. Pracownicy przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie.

6. Skargi lub wnioski podlegają ewidencji w Centralnym rejestrze skarg lub wniosków.
Za niezwłoczne przekazanie kserokopii skargi, wniosku, petycji w celu zaewidencjonowania w centralnym rejestrze skarg, wniosków i petycji odpowiedzialni są kierownicy komórek organizacyjnych.

7. Centralny rejestr skarg, wniosków i petycji prowadzi Sekcja Organizacyjna.

8. Projekt odpowiedzi na skargę, wniosek, petycję przygotowuje właściwa komórka organizacyjna i przedkłada Dyrektorowi wraz z kompletem dokumentów – po uzyskaniu aprobaty bezpośredniego przełożonego.

§11. 1. Obowiązki i uprawnienia pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej określone
są w Regulaminie Pracy oraz w zakresach czynności poszczególnych pracowników.

2. Status prawny pracowników określa ustawa o pracownikach samorządowych.

3. Pracownicy samorządowi podlegają ocenie okresowej, której zasady i tryb dokonywania określają odrębne przepisy.

§12. Zasady wynagradzania pracowników oraz przyznawania im świadczeń związanych
z pracą określa Regulamin Wynagradzania oraz Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

§13. Zasady obiegu dokumentów, podział i klasyfikację akt określa Instrukcja Kancelaryjna Ośrodka Pomocy Społecznej w Gryfinie.

Rozdział V

Zakresy obowiązków i uprawnień
osób zajmujących kierownicze stanowiska

 

DYREKTOR OŚRODKA

§ 14. 1. Bieżący nadzór nad działalnością Dyrektora pełni Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino jako zwierzchnik służbowy w zakresie praw i obowiązków Dyrektora.

2. Do podstawowych obowiązków i uprawnień Dyrektora należy realizacja zadań wynikających z obowiązujących przepisów prawa oraz zawartych w Statucie Ośrodka,
a w szczególności:

1. podejmowanie czynności zwykłego zarządu związanych z prowadzeniem statutowej działalności Ośrodka,
2. reprezentowanie Gminy Gryfino w procesie cywilnym w sprawach, w których dochodzone roszczenie związane jest z działalnością Ośrodka, podejmowaną
   na podstawie umocowania wynikającego z pełnomocnictwa,
3. opracowywanie planów działalności Ośrodka i ich realizacja,
4. określanie zasad realizacji zadań oraz form i metod świadczenia pracy
   na stanowiskach pracy,
5. wydawanie zarządzeń, pism okólnych oraz zatwierdzanie regulaminów oraz instrukcji wewnętrznych,
6. sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań Ośrodka,
7. przedstawianie Radzie Miejskiej w Gryfinie corocznego sprawozdania z działalności Ośrodka oraz przedstawianie potrzeb z zakresu pomocy społecznej w terminach ustalonych przez Radę,
8. rozpatrywanie skarg, wniosków oraz innych sygnałów od mieszkańców w zakresie działania Ośrodka,
1. wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Ośrodka,
10. wnioskowanie o zabezpieczenie środków finansowych na realizację zadań Ośrodka,
11. organizowanie warunków sprawnego funkcjonowania Ośrodka,
50. zapewnienie bezpiecznych warunków pracy, prowadzenie systematycznych szkoleń pracowników w zakresie BHP,
1000. ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
14. stosowanie obiektywnych kryteriów oceny pracowników,
15. kształtowanie w Ośrodku właściwych zasad współżycia społecznego,
16. zaspokajanie w miarę posiadanych środków socjalnych potrzeby pracowników,
17. współpraca z organizacjami społecznymi i zawodowymi w sprawach pomocy społecznej,
18. nadzór i kontrola działalności podporządkowanych komórek organizacyjnych,
19. dekretowanie korespondencji,
20. wykonywanie innych zadań zastrzeżonych do kompetencji Dyrektora przepisami prawa lub uchwałami Rady Miejskiej oraz zarządzeniami Burmistrza Miasta i Gminy.

4. Dyrektor odpowiedzialny jest w szczególności za:

1. właściwe planowanie i organizowanie pracy Ośrodka w sposób zapewniający optymalną realizację zadań,
2. przygotowywanie i prowadzenie właściwej polityki kadrowej, szkoleniowej oraz socjalno-bytowej Ośrodka,
3. ustalanie potrzeb mieszkańców miasta i gminy z zakresu pomocy społecznej,
4. wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy,
5. współdziałanie z Radą Miejską w Gryfinie, samorządem wojewódzkim, powiatowym, instytucjami i stowarzyszeniami oraz organizacjami pozarządowymi, które w swoich statutowych celach i zadaniach zajmują się pomocą, ochroną poziomu życia osób
   i rodzin oraz innymi i instytucjami, które wykonując swoje zadania mogą przyczynić się do rozwiązania problemów beneficjentów pomocy społecznej,
6. prowadzenie postępowania w sprawach z zakresu wspierania rodziny oraz wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych,
7. prowadzenie postępowań w sprawach wynikających z ustawy o wsparciu kobiet
   w ciąży i rodzin „Za życiem” i wydawanie w tych sprawach decyzji,
8. koordynacja realizacji zadań i nadzór nad sekcją usług społecznych.

 

ZASTĘPCA DYREKTORA

§ 15. 1. Zastępca Dyrektora podlega bezpośrednio Dyrektorowi Ośrodka, kieruje podporządkowanymi komórkami organizacyjnymi i ponosi odpowiedzialność
za wykonywanie powierzonych zadań.

2. Do obowiązków Zastępcy Dyrektora w szczególności należy:

1. nadzór oraz kontrola działalności podporządkowanych komórek organizacyjnych,
2. nadzór nad terminowym i merytorycznym przygotowaniem dokumentów planowania i sprawozdawczości,
3. współpraca przy opracowywaniu planów Ośrodka oraz przygotowywanie okresowych sprawozdań z działalności podległych komórek organizacyjnych,
4. informowanie Dyrektora o potrzebach związanych ze sprawnym funkcjonowaniem podległych komórek organizacyjnych,
5. organizowanie okresowych narad z pracownikami w sprawach związanych
   z realizacją zadań,
6. opracowywanie propozycji zmian w organizacji pracy,
7. nadzór oraz kontrola usług opiekuńczych w zakresie rozliczania realizacji usług opiekuńczych oraz czasu pracy opiekunek,
8. przedkładanie propozycji obsady kadrowej w podporządkowanych komórkach organizacyjnych,
1. przeprowadzanie okresowych ocen działania podległych komórek organizacyjnych,
10. zastępowanie Dyrektora podczas jego nieobecności,
11. wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.

3. Zastępca Dyrektora odpowiedzialny jest w szczególności za:

1. właściwe planowanie i organizowanie pracy podległych komórek organizacyjnych
   w sposób zapewniający optymalną realizację zadań,
2. koordynację działań podległych sekcji w dziale administracji,
3. funkcjonowanie oraz kontrolę sekcji świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych, sekcji świadczeń, sekcji organizacyjnej oraz stanowiska ds. analizy i sprawozdawczości, 
4. nadzór nad przestrzeganiem obowiązujących przepisów przez pracowników,
5. prowadzenie postepowań w sprawach wynikających z ustawy o pomocy państwa
   w wychowaniu dzieci i wydawanie w tych sprawach decyzji administracyjnych,
6. prowadzenie postępowań w sprawach wynikających z ustawy wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” i wydawanie w tych sprawach decyzji.

 

GŁÓWNY KSIĘGOWY

§ 16. 1. Główny Księgowy Ośrodka podlega bezpośrednio Dyrektorowi, kieruje Sekcją Finansowo-Księgową oraz ponosi odpowiedzialność za gospodarkę finansową Ośrodka.

2. Do obowiązków Głównego Księgowego w szczególności należy:

1. prowadzenie rachunkowości i gospodarki finansowej Ośrodka zgodnie z ustawą
   o rachunkowości, finansach publicznych i innymi obowiązującymi przepisami prawa,
2. opracowywanie rocznych projektów planów finansowych Ośrodka oraz sprawowanie nadzoru nad ich realizacją,
3. nadzorowanie prawidłowości i terminowości sporządzania i składania dokumentów związanych z wypełnianiem obowiązków podatkowych,
4. opracowywanie okresowych analiz i informacji dotyczących stanu środków finansowych Ośrodka,
5. opiniowanie wniosków, dokumentów oraz zarządzeń wewnętrznych wywołujących skutki finansowe,
6. merytoryczne i finansowe przygotowanie dokumentów dotyczących planowania
   i sprawozdawczości,
7. sprawowanie nadzoru nad obiegiem dokumentów finansowo-księgowych,
8. kierowanie pracą podległej Sekcji Finansowo-Księgowej,
1. sprawowanie nadzoru nad gromadzeniem i przechowywaniem dokumentacji finansowej,
10. nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników sekcji dyscypliny pracy
    oraz przepisów o zachowaniu tajemnicy służbowej,
11. kontrola prawidłowości i terminowości rozliczeń finansowych za usługi i dostawy,
50. organizowanie, nadzorowanie i kontrolowanie obsługi kasowej Ośrodka,
1000. nadzór nad terminową realizacją decyzji o przyznaniu pomocy finansowej
      lub rzeczowej,
14. naliczanie wynagrodzeń wynikających z zawartych umów o pracę z pracownikami Ośrodka oraz osób świadczących pracę na podstawie umów zleceń,
15. prowadzenie obsługi finansowej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
16. sprawowanie bieżącego nadzoru i prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych i składników majątkowych Ośrodka oraz okresowe przeprowadzanie inwentaryzacji,
17. wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.

3. Główny Księgowy odpowiedzialny jest w szczególności za:

1. przestrzeganie przepisów ustawy o finansach publicznych,
2. przestrzeganie przepisów o rachunkowości,
3. realizację zadań Sekcji Finansowo-Księgowej,
4. prawidłową organizację pracy Sekcji Finansowo-Księgowej, terminowe sporządzanie sprawozdań, informacji, analiz finansowych oraz zestawień dotyczących pracy Ośrodka,
5. przygotowywanie projektów planu finansowego Ośrodka oraz wniosków
   na zapotrzebowanie finansowe.

 

KIEROWNICY SEKCJI

§ 17. 1. Do podstawowych obowiązków Kierowników Sekcji oraz osób zatrudnionych
na samodzielnych stanowiskach pracy w szczególności należy:

1. zapewnienie prawidłowego i terminowego wykonywania zadań komórki organizacyjnej, 
2. programowanie zadań i organizowanie pracy komórki organizacyjnej,
3. załatwianie spraw i podejmowanie rozstrzygnięć na podstawie niniejszego regulaminu oraz w zakresie udzielonych pełnomocnictw i upoważnień,
4. opracowywanie wniosków do projektu budżetu gminy i projektów planów finansowych w zakresie   zadań powierzonych komórce organizacyjnej,
5. przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej oraz zarządzeń Dyrektora
   i ich realizacja,
6. przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
7. sporządzanie wniosków w sprawach wymagających rozstrzygnięcia przez Dyrektora,
8. współdziałanie z kierownikami innych komórek organizacyjnych w sprawach wymagających porozumień, uzgodnień, zajęcia stanowiska lub wyrażenia opinii,
1. nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników komórek organizacyjnych: Statutu Ośrodka, Regulaminu Organizacyjnego, Regulaminu Pracy, zarządzeń Dyrektora oraz regulaminów wewnętrznych Ośrodka,
10. nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników tajemnicy służbowej oraz innych tajemnic prawem chronionych, w tym szczególnie przepisów o ochronie danych osobowych i ochronie informacji niejawnych,
11. nadzór nad aktualizacją przepisów i zbiorów orzeczeń w sprawach należących do zadań komórki organizacyjnej,
50. usprawnianie organizacji, metod i form pracy komórki organizacyjnej przy uwzględnieniu zasad upraszczania procedur postępowania przy załatwianiu spraw,
1000. dbałość o kompetentną, sprawną i kulturalną obsługę interesantów,
14. nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników obowiązujących przepisów                 oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym przepisów przeciwpożarowych,
15. zapewnienie sprawnego i szybkiego przekazywania podległym pracownikom spraw otrzymywanych w formie uchwał, zarządzeń, komunikatów, dyrektyw, poleceń służbowych,
16. składanie informacji dla kierownictwa Ośrodka o stanie realizacji zadań                     przez podległe sekcje,
17. wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora, Zastępcę Dyrektora                  lub Głównego Księgowego.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych upoważnieni są do zgłaszania wniosków
   w sprawach zatrudnienia, awansowania, przeszeregowania, nagradzania oraz karania pracowników.

Rozdział VI

Pracownicy Ośrodka

 

OBOWIĄZKI PRACOWNIKÓW ZATRUDNIONYCH
W OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W GRYFINIE

§ 18. 1.Do obowiązków wszystkich pracowników Ośrodka należy w szczególności:

1. należyte i terminowe wykonywanie powierzonych im zadań przy wykorzystaniu wymaganej wiedzy merytorycznej,
2. znajomość aktów normatywnych niezbędnych do prawidłowego załatwiania spraw,
3. wnikliwe, terminowe i bezstronne załatwianie spraw klientów Ośrodka,
4. referowanie przełożonym spraw w sposób obiektywny i zgodny z posiadaną wiedzą,
5. terminowe i sumienne wykonywanie poleceń przełożonych,
6. dbałość o porządek w miejscu pracy oraz właściwe zabezpieczenie powierzonych dokumentów służbowych, innych materiałów oraz mienia Ośrodka,
7. wykazywanie inicjatyw w podejmowaniu spraw i problemów wynikających w toku pracy oraz występowanie z wnioskami do przełożonych,
8. samokształcenie w celu pogłębienia wiedzy niezbędnej do prawidłowego wykonywania obowiązków,
1. przestrzeganie dyscypliny pracy, ustalonego porządku, przepisów i zasad bhp oraz przepisów przeciwpożarowych,
10. zachowanie tajemnicy służbowej oraz innych tajemnic prawem chronionych, w tym ustawy o ochronie danych osobowych i ustawy o ochronie informacji niejawnych, wynikających z przepisów prawa,
11. zgłoszenie przełożonemu na piśmie wniosku o wyłączenie z prowadzenia spraw, które dotyczą bezpośrednio interesu prawnego pracownika lub członków jego rodziny,
50. udzielanie klientom Ośrodka informacji o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego,
1000. przestrzeganie zasad etycznych przy wykonywaniu zadań.

Rozdział VII

Zadania komórek organizacyjnych

 

DZIAŁ ADMINISTRACJI

§ 19. 1. Dział Administracji dzieli się na następujące sekcje:

1. Sekcja Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych,
2. Sekcja Świadczeń,
3. Sekcja Organizacyjna,
4. Stanowisko ds. Analizy i Sprawozdawczości.

 

1. Do zadań Sekcji Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych w szczególności należy:

• prowadzenie postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych i wydawanie w tych sprawach decyzji administracyjnych,
• prowadzenie postępowań w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego
   i wydawanie w tych sprawach decyzji administracyjnych,
• prowadzenie postępowań w sprawach wynikających z ustawy o wsparciu kobiet
  w ciąży i rodzin „Za życiem” i wydawanie w tych sprawach decyzji,
• podejmowanie działań wobec dłużników alimentacyjnych, prowadzenie postępowań, wydawanie w tych sprawach decyzji administracyjnych oraz prowadzenie innych działań określonych przepisami prawa,
• sporządzanie list wypłat, potwierdzanie i współpraca z Sekcją Finansowo – Księgową
  w zakresie wypłacanych świadczeń oraz rozliczanie wpłat dotyczących dłużników alimentacyjnych,
• zgłaszanie uprawnionych osób, korzystających z pomocy udzielanej przez sekcję do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, naliczanie składek, oraz prowadzenie
  w tym zakresie dokumentacji,
• wydawanie zaświadczeń z zakresu zadań realizowanych przez sekcję,
• współpraca z Urzędem Skarbowym i komornikami w zakresie prowadzonych spraw,
• sporządzanie sprawozdań i informacji z zakresu działania sekcji.

2. Do zadań Sekcji Świadczeń w szczególności należy:

• przyjmowanie, kompletowanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie dodatku mieszkaniowego, stypendium szkolnego, zasiłków szkolnych, dodatków energetycznych, ochrony zdrowia,
• wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach dodatków mieszkaniowych, stypendiów szkolnych, zasiłków szkolnych, dodatków energetycznych,
• terminowe przekazywanie kompletnych wniosków wraz z przygotowanymi decyzjami administracyjnymi do zatwierdzenia,
• sporządzanie bilansu niezbędnych środków finansowych z zakresu działania sekcji,
• sporządzanie sprawozdań i informacji z zakresu działania sekcji,
• przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawie przyznania bądź odmowy przyznania świadczeń pomocy społecznej,
• prowadzenie rejestru wydanych decyzji z podziałem na poszczególne rodzaje świadczeń,
• prowadzenie ewidencji odwołań od decyzji administracyjnych,
• przygotowywanie informacji dla innych komórek organizacyjnych w zakresie wydawanych decyzji administracyjnych.

3. Do zadań Sekcji Organizacyjnej w szczególności należy:

• obsługa sekretariatu Ośrodka, przygotowywanie wyjazdów służbowych Dyrektora, prowadzenie kalendarza spotkań Dyrektora,
• prowadzenie spraw kadrowych pracowników Ośrodka,
• prowadzenie spraw z zakresu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
• prowadzenie spraw kadrowych pracowników zatrudnionych w Ośrodku, m.in. ewidencjonowanie czasu pracy, zwolnień lekarskich, delegacji służbowych, urlopów pracowników,
• prowadzenie rejestru, przechowywanie i opracowywanie wewnętrznych aktów normatywnych,
• obsługa narad prowadzonych przez Dyrektora,
• prowadzenie zbioru obowiązujących aktów prawnych,
• prowadzenie archiwum zakładowego,
• sporządzanie projektów planów remontów obiektu i otoczenia Ośrodka,
• prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Ośrodka,
• wykonywanie bieżącej obsługi konserwatorskiej w budynku Ośrodka oraz utrzymanie czystości w budynku,
• obsługa i bieżąca eksploatacja samochodu służbowego Ośrodka,
• prowadzenie spraw dotyczących BHP i bezpieczeństwa ppoż. w Ośrodku,
• planowanie i organizowanie szkoleń zawodowych pracowników,
• przygotowywanie projektu rocznego planu zakupów i wydatków w oparciu
  o zapotrzebowania składane przez komórki organizacyjne Ośrodka,     
• prowadzenie rejestru skarg i wniosków, kontrola terminowości ich załatwiania oraz przechowywanie dokumentacji w tym zakresie,
• prowadzenie rejestru wpływu i obiegu wewnętrznego pism wpływających do Ośrodka,
• obsługa wysyłania lub doręczania pism wychodzących z Ośrodka.

4. Do zadań stanowiska do spraw analizy i sprawozdawczości w szczególności należy:

• sporządzanie sprawozdawczości z zakresu pomocy społecznej,
• gromadzenie i analiza danych dotyczących tworzących się zjawisk społecznych
  w środowisku lokalnym,
• gromadzenie danych statystycznych do przeprowadzenia analizy w zakresie planowanej i udzielanej pomocy społecznej,
• tworzenie i prowadzenie informacji o instytucjach i organizacjach działających
  w obszarze pomocy społecznej w Gminie Gryfino,
• gromadzenie danych niezbędnych do przygotowania projektów strategii rozwiązywania problemów społecznych i innych programów społecznych w Gminie Gryfino,
• ocena stanu efektywności pomocy udzielanej przez Ośrodek,
• ocena zasobów pomocy społecznej w oparciu o analizę lokalnej sytuacji społeczno-demograficznej.

 

STANOWISKO DO SPRAW INFORMATYKI I BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI

§ 20. Do zadań Stanowiska Informatyki i Bezpieczeństwa Informacji w szczególności należy:

• nadzorowanie prawidłowości eksploatacji oraz administrowanie systemami informatycznymi Ośrodka,
• wnioskowanie w zakresie zakupów sprzętu komputerowego i oprogramowania,
• archiwizowanie danych Ośrodka w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami,
• przetwarzanie zgromadzonych danych i opracowywanie informacji oraz zestawień
  w zleconym zakresie,
• szkolenie pracowników w podstawowym zakresie użytkowania sprzętu komputerowego oraz nowych programów do obsługi zadań Ośrodka,
• organizowanie i aktualizowanie baz danych,
• udostępnienie zarchiwizowanych danych upoważnionym komórkom organizacyjnym,
• zabezpieczenie systemu informatycznego Ośrodka przed dostępem osób niepowołanych,
• nadzorowanie prawidłowości eksploatacji oraz konserwacja sprzętu informatycznego,
• inwentaryzowanie sprzętu komputerowego i oprogramowania,
• obsługa oraz aktualizowanie strony internetowej Ośrodka,
• wdrażanie systemów informatycznych do realizacji zadań Ośrodka,
• bieżące aktualizowanie programów i nośników w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań przez Ośrodek,
• zapewnianie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych poprzez ich ochronę przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem,
• kontrolowanie dostępu do danych osobowych,
• nadzorowanie napraw, konserwacji oraz likwidacji urządzeń komputerowych na których zapisane są dane osobowe,
• zarządzanie hasłami użytkowników, systemami antywirusowymi i ich procedurami,
• nadzór nad wykonywaniem kopii zapasowych, ich przechowywaniem oraz okresowym sprawdzaniem pod kątem ich dalszej przydatności,
• nadzór nad obiegiem oraz przechowywaniem dokumentów zawierających dane osobowe,
• monitorowanie skuteczności zabezpieczeń wdrożonych w celu ochrony danych osobowych.

SEKCJA FINANSOWO-KSIĘGOWA

§ 21. Do zadań sekcji Finansowo - Księgowej w szczególności należy:

• nadzór i kontrola nad gospodarką finansową Ośrodka,
• sporządzanie list wypłat świadczeń z pomocy społecznej i ich realizacja,
• opracowywanie projektu planu finansowego,
• naliczani wynagrodzeń oraz innych świadczeń przysługujących zatrudnionym pracownikom oraz świadczącym pracę na umowę zlecenie i umowę o dzieło oraz odprowadzanie składek ubezpieczenia społecznego, zdrowotnego funduszu pracy oraz podatku,
• terminowe przekazywanie dokumentacji finansowej do zatwierdzenia,
• racjonalne gospodarowanie środkami finansowymi i prawami majątkowymi,
• regulowanie zobowiązań i należności Ośrodka,
• współpraca z bankami w zakresie obsługi Ośrodka oraz sporządzanie dokumentacji bankowej,
• wykonywanie okresowych analiz realizacji planu finansowego,
• prowadzenie rachunkowości finansowej Ośrodka,
• współpraca z urzędami i izbami skarbowymi,
• właściwe amortyzowanie majątku Ośrodka,
• wystawianie rachunków dotyczących zwrotu świadczeń przyznanych z pomocy społecznej,
• prowadzenie ewidencji środków trwałych Ośrodka,
• przetwarzanie zgromadzonych danych finansowych i opracowywanie informacji oraz zestawień finansowych,
• naliczanie i odprowadzanie składek na ubezpieczenie zdrowotne od świadczeń pomocy społecznej oraz prowadzenie w tym zakresie dokumentacji,
• ewidencja wpłat należności z Funduszu Alimentacyjnego na podstawie zestawień Sekcji Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych,
• prowadzenie bieżącej ewidencji wydatków budżetowych zgodnie z klasyfikacją budżetową z podziałem na zadania własne, zadania zlecone gminie i na podstawie porozumień,
• sporządzanie wniosków w sprawach uzasadnionych zmian w planie finansowym,
• współpraca z wydziałem finansowym Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie w zakresie rozliczania środków finansowych wydatkowanych na powierzone zadania,
• przygotowywanie i składanie wniosków o wszczęcie postępowania egzekucyjnego 
  w sprawach zobowiązań pieniężnych,
• sporządzanie sprawozdań i informacji z realizacji planu finansowego Ośrodka,
• prowadzenie obsługi kasowej Ośrodka,
• prowadzenie ewidencji Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
• sporządzanie list wypłat przyznanych pożyczek i zapomóg z ZFŚS oraz ich wypłata.

 

 

DZIAŁ POMOCY SPOŁECZNEJ

Dział pomocy społecznej dzieli się na sekcje:

SEKCJA PRACY SOCJALNEJ

§ 22. Do zadań sekcji pracy socjalnej w szczególności należy:

• prowadzenie pracy socjalnej z osobą/rodziną zgłaszającą się do Ośrodka Pomocy Społecznej w szczególności w oparciu o kontrakt socjalny, projekt socjalny,
• prowadzenie procedury Niebieskiej Karty.
• przeprowadzanie wywiadów środowiskowych do celów pracy socjalnej, wywiadów
  o których mowa w art. 11 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy (wejścia
  w środowisko po powzięciu informacji o rodzinie przeżywającej trudności
  w wypełnianiu funkcji opiekuńczo – wychowawczej).
• podejmowanie działań interwencyjnych w rodzinach objętych pracą socjalną.
• rzetelne dokumentowanie pracy socjalnej.
• rzetelne wprowadzanie danych do systemu Pomost.
• analiza i ocena zjawisk, które powodują zapotrzebowanie na świadczenia z pomocy społecznej – informowanie przełożonego o własnych spostrzeżeniach i wnioskach,
• przygotowywanie i prowadzenie korespondencji dotyczącej spraw klientów
  z zakresu działalności Zespołu,
• przygotowanie projektów oraz wniosków w celu pozyskania środków zewnętrznych,
• koordynacja działań w mieszkaniu treningowym (MIESZKANIE TRENINGOWE).

SEKCJA USŁUG SPOŁECZNYCH

Sekcja Usług Społecznych dzieli się na:

1.1 Zespół do spraw organizacji usług społecznych

W strukturach zespołu ds. organizacji społeczności lokalnej i usług znajdują się:

- Centrum Aktywności Lokalnej, 
- Klub Integracji Społecznej,
- Lokalne Centrum Wolontariatu,

- usługi opiekuńcze i asystenckie.

 

Do zadań zespołu ds. organizacji społeczności lokalnej i usług w szczególności należy:

1. realizacja programów aktywności lokalnej, odpowiadających na potrzeby społeczności lokalnych oraz grup,
2. budowanie sieci współpracy lokalnego partnerstwa,
3. inicjowanie przedsięwzięć zapobiegających wykluczeniu społecznemu, mających na celu szeroko rozumianą integrację społeczną i odpowiadających na potrzeby społeczności lokalnych i grup na terenie miasta i gminy,
4. organizowanie, koordynowanie i nadzór nad działalnością CAL i KIS
5. tworzenie i realizacja programu wolontariatu,
6. podejmowanie działań na rzecz społeczności lokalnej o charakterze edukacyjnym, kulturowym i integracyjnym,
7. przeprowadzanie wywiadów środowiskowych do celów pomocy społecznej u osób bezdomnych, osób umieszczonych w Domu Pomocy Społecznej,
8. współpraca z innymi instytucjami i podmiotami działającymi na rzecz dziecka i rodziny,
1. organizowanie, koordynowanie i nadzór nad realizacją usług społecznych zwłaszcza dla osób starszych, bezrobotnych i pozostających bez pracy, rodzin z dziećmi, osób bezdomnych (w tym przeprowadzanie wywiadów środowiskowych i zawieranie kontraktów socjalnych),
10. organizowani, koordynowanie i nadzór usług opiekuńczych i pracy asystentów rodzin,
11. prowadzenie pracy socjalnej metodą środowiskową,

 

1.2 Zespół profilaktyki uzależnień i przeciwdziałaniu przemocy.

Do zadań zespołu profilaktyki uzależnień i przeciwdziałaniu przemocy w szczególności należy:

1. rozpoznawanie i analiza problemów związanych z uzależnieniami i przemocą oraz sposobów ich rozwiązywania,
2. realizacja zadań w zakresie profilaktyki uzależnień i przeciwdziałania przemocy,
3. realizacja zadań w zakresie rozwiązywania problemów alkoholowych, narkomanii 
   i przemocy,
4. prowadzenie spraw związanych z działalnością Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
5. prowadzenie spraw związanych z działalnością Gminnego Zespołu Interdyscyplinarnego,
6. prowadzenie Punktu Informacyjno – Konsultacyjnego Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, w tym:

- prowadzenie poradnictwa prawnego i psychologicznego dla osób uzależnionych
i członków ich rodzin,

 - prowadzenie poradnictwa dla osób będących w trudnej sytuacji życiowej wynikającej z uzależnień,

7. współpraca z instytucjami i organizacjami pozarządowymi w obszarach profilaktyki uzależnień i przeciwdziałania przemocy,
8. współpraca z pracownikami socjalnymi OPS oraz instytucjami i organizacjami pozarządowymi w zakresie rozwiązywania problemów alkoholowych, narkomanii
   i przemocy,
1. opracowywanie lokalnych programów przeciwdziałania uzależnieniom i przemocy,
10. sporządzanie corocznego sprawozdania z wykonania Gminnego Programu Profilaktyki
    i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Narkomanii.

 

SEKCJA DO SPRAW PIERWSZEGO KONTAKTU

Sekcja ds. Pierwszego Kontaktu dzieli się na:

- stanowisko ds. pierwszego kontaktu,

- zespół ds. świadczeń przyznawanych,

- mieszkania chronione.

1. Do zadań Stanowiska ds. Pierwszego Kontaktu w szczególności należy:

a) przyjmowanie osób zgłaszających się do Ośrodka Pomocy Społecznej i kierowanie ich do właściwej Sekcji,

 b) udzielanie informacji dotyczących pomocy społecznej, organizacji pracy Ośrodka oraz prawach i uprawnieniach, instytucjach właściwych do załatwienia sprawy osoby zgłaszającej się do Ośrodka,

c)  przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych do celów dokonania diagnozy i przyznania świadczeń z pomocy społecznej.

d) koordynacja działań w mieszkaniach chronionych.

2. Do zadań Zespołu ds. świadczeń przyznawanych decyzją w szczególności należy:

a) udzielanie informacji, wskazówek i pomocy w zakresie rozwiązywania spraw życiowych osobom, które dzięki tej pomocy będą zdolne samodzielnie rozwiązywać problemy będące przyczyną trudnej sytuacji życiowej,

b) przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych do celów dokonania diagnozy
i przyznawania świadczeń z pomocy społecznej,

c) prowadzenie pracy socjalnej oraz innych działań zmierzających do poprawy sytuacji życiowej,

d) podejmowanie działań interwencyjnych,

e) podejmowanie działań zmierzających do poprawy sytuacji życiowej,

f) rzetelne wprowadzanie danych do Systemu POMOST,

g) przygotowywanie i prowadzenie korespondencji dotyczącej spraw klientów

z zakresu działalności Sekcji,

h) prowadzenie postępowania wyjaśniającego w sprawie potwierdzenia sprawowania faktycznej opieki nad osobą uprawnioną do renty socjalnej,

i) przeprowadzanie wywiadów środowiskowych u osób ubiegających się/pobierających świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy, świadczenie wychowawcze,

j) przeprowadzanie wywiadów środowiskowych do celów potwierdzenia prawa do świadczeń opieki zdrowotnej,

k) przeprowadzanie wywiadów środowiskowych na potrzeby jednostki organizacyjnej
z terenu innej gminy, do Sądu i innych organizacji i instytucji,

l) stała współpraca z Sekcją Świadczeń w zakresie dotyczącym przygotowywania decyzji
z pomocy społecznej.

 

 

 

Rozdział VIII

Postanowienia końcowe

§ 23. Zmiany w regulaminie organizacyjnym mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego nadania.

 

 

 

 

 

 

                     Dyrektor                                                                                                     Zatwierdzam

Ośrodka Pomocy Społecznej w Gryfinie                                                Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino